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Fédération canadienne de démographie (FCD)
La Fédération canadienne de démographie constitue un organisme de concertation créé à l’initiative de l’Association des démographes du Québec et la Canadian Population Society. La Fédération a pour objectifs de promouvoir la recherche et les études scientifiques dans le domaine de la démographie à travers le Canada, de favoriser la coopération et les échanges internationaux en matière de population et de développement ainsi que de susciter l’intérêt et d’enrichir l’information des Canadiens et des Canadiennes sur les questions de population.
Statuts de la FCD
Les termes utilisés au masculin pour désigner les postes des membres du bureau de direction doivent être lus au masculin ou au féminin selon le sexe de la personne qui occupe le poste.
Article 1. Nom, sceau et siège social
1.1 La Fédération canadienne de démographie (FCD) constitue un organisme de concertation créé à l’initiative de l’Association des démographes du Québec (ADQ) et la Canadian Population Society (CPS). En langue anglaise, cet organisme portera le nom de Federation of Canadian Demographers (FCD).
1.2 Le sceau officiel de la Fédération a la forme prescrite par le Conseil d’administration de la Fédération et porte les mots Fédération canadienne de démographie / Federation of Canadian Demographers.
1.3 La FCD est un organisme sans but lucratif et a son siège social en la ville d’Ottawa, à l’endroit déterminé par son Bureau de direction.
Article 2. Objectifs
2.1 La FCD a pour objectifs de promouvoir la recherche et les études scientifiques dans le domaine de la démographie à travers le Canada, de favoriser la coopération et les échanges internationaux en matière de population et de développement ainsi que de susciter l’intérêt et d’enrichir l’information des Canadiens et des Canadiennes sur les questions de population.
2.2 La FCD veillera à coordonner, voire à étendre, les activités issues de la mise en oeuvre des objectifs de l’ADQ et de la CPS. En ce sens, il lui sera loisible de proposer certaines activités à ces deux associations. Elle a en outre – et surtout – le mandat de resserrer les liens naturels entre ces deux associations qui oeuvrent au Canada et au Québec.
Article 3. Qualité du membre, organisation et Assemblée générale
3.1 Font partie de la FCD :
• les membres ordinaires que sont l’Association des démographes du Québec (ADQ) et la Canadian Population Society (CPS);
• un maximum de 10 membres individuels.
3.2 La FCD est dotée d’une Assemblée générale et d’un Bureau de direction.
3.3 L’Assemblée générale se compose des douze personnes dont :
• Le Président de l’ADQ et le Président de la CPS qui représentent chacun l’un des deux membres ordinaires. Ils ont droit de vote et peuvent participer aux Assemblées générales de la Fédération jusqu’à la fin de leur mandat de Président de leur association respective;
• les dix membres individuels. Cinq des dix membres individuels doivent être membres de l’ADQ et cinq autres membres individuels doivent pour leur part être membres de la CPS. Ces membres individuels sont identifiés par le Bureau de leur association respective et sont élus pour deux années (renouvelable) en cette qualité par l’Assemblée générale en raison des services particuliers qu’ils sont susceptibles de rendre à la Fédération dans l’accomplissement de ses objectifs. Les membres individuels doivent signifier leur consentement auprès du Président de leur association respective.
3.4 L’Assemblée générale se réunit au moins une fois l’an. Le Bureau de direction détermine le moment et le lieu au Canada où doit avoir lieu la réunion annuelle de l’Assemblée générale. Cette session est convoquée au moins quatorze jours à l’avance par le Président de la Fédération par avis écrit adressé à tous les membres de l’Assemblée générale. L’avis donnera assez de renseignements pour permettre un jugement éclairé en ce qui a trait aux questions spéciales (c’est-à-dire pour les affaires autres que celles qui doivent être traitées à la réunion annuelle, telles la nomination des vérificateurs et le rapport des vérificateurs sur les états financiers). Une assemblée extraordinaire doit être convoquée par le Président de la Fédération à la suite d’une réquisition écrite des membres détenant au moins 10% des votes.
3.5 Le quorum de toute réunion de l’Assemblée générale est de huit personnes, dont au moins quatre membres de l’ADQ et quatre membres de la CPS. Chacun des douze membres de l’Assemblée générale a droit à un vote. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une réunion spécifique des membres, dans la manière et dans les limites autorisées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la société. L’avis pour chaque réunion des membres rappellera aux membres qu’ils ont le droit de nommer un fondé de pouvoir.
3.6 Sauf disposition à l’effet contraire des statuts et règlements ou de la Loi, les membres doivent si nécessaire, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.
3.7 L’Assemblée générale élit les membres individuels du Bureau de direction, désigne les vérificateurs, reçoit les états financiers et les rapports et exerce les pouvoirs définis ailleurs dans le présent règlement.
3.8 Un membre individuel peut se retirer avant la fin de son mandat en informant par écrit le Président en exercice de la FCD. Il doit alors être remplacé pour la durée restante de son mandat par un autre membre qui peut être nommé par le Président du Bureau de l’association qui l’avait désignée, et ce, avant la prochaine Assemblée générale.
Article 4. Bureau de direction: composition
4.1 La FCD est dirigée par un Bureau de direction de six membres qui fait également office de Conseil d’administration. Chacune des six personnes qui siègent sur le Bureau de direction a également le titre d’administrateur de la Fédération au sens légal.
• Le Bureau de direction est composé d’un Président, d’un Vice-président et de quatre conseillers.
• Parmi ces quatre conseillers, on doit trouver deux membres en règle délégués par la CPS, dont au moins l’un d’eux choisi parmi les membres du Bureau de direction de la CPS, et de deux membres en règle délégués par l’ADQ, dont au moins l’un d’eux est choisi parmi les membres du Bureau de direction de l’ADQ.
• Le Bureau de direction nomme, parmi les quatre conseillers, soit un Secrétaire-général et un Trésorier, soit un Secrétaire-trésorier.
4.2 Le Président, dont le mandat de trois ans n’est pas renouvelable de façon consécutive, est nommé de la manière suivante :
• le Secrétaire-général de la FCD avertit, quatre mois avant la fin du mandat du Président, les bureaux de direction de l’ADQ et de la CPS de la vacance du poste;
• chaque association suggère, en alternance, le Président de la FCD. Le mode de la nomination est laissé à la discrétion de l’association en question;
• la personne suggérée en alternance par l’une des deux associations doit recueillir l’appui d’au moins la moitié des membres lors de l’Assemblée générale de la FCD.
4.3 Le Vice-président, dont le mandat est de trois ans, est nommé de la manière suivante :
• le Secrétaire-général de la FCD avertit, quatre mois avant la fin du mandat du Vice-président, les bureaux de direction de l’ADQ et de la CPS de la vacance du poste;
• chaque association désigne, en alternance, le Vice-président de la FCD. Le mode de la nomination est laissé à la discrétion de l’association en question;
• la personne suggérée en alternance par l’une des deux associations doit recueillir l’appui d’au moins la moitié des membres lors de l’Assemblée générale de la FCD.
4.4 Le mode de désignation des quatre conseillers des associations est laissé à la discrétion de chacune des associations-membres. Cependant, au moins l’un des deux conseillers de chaque association doit être membre du Bureau de direction de l’association qui le délègue. Leur mandat de deux ans n’est renouvelable qu’une seule fois; ce mandat prend fin :
• dès qu’ils cessent d’être membres en règle des associations qui les délèguent;
• dès que l’Assemblée générale lui retire son mandat.
4.5 Le Président de chaque association peut accepter un mandat au bureau de direction de la FCD, mais il est exclu des postes de Président et de Vice-président.
4.6 L’Assemblée générale peut, lors de son assemblée annuelle ou lors d’une assemblée spéciale, destituer un ou plusieurs des membres du Bureau de direction. Les procédures prévues à l’article 4.1 doivent alors être utilisées pour remplacer jusqu’à la fin de leur mandat le ou les conseillers destitués.
4.7 Un membre du Bureau de direction ne doit recevoir aucune rémunération pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il a fait dans l’exercice de ses fonctions.
Article 5. Bureau de direction : fonctionnement
5.1 Si la situation financière le permet, le Bureau de direction de la FCD se réunit au moins deux fois l’an. Le quorum en est de quatre membres.
5.2 Le Président de la Fédération convoque les membres aux diverses assemblées, prépare les ordres du jour et dirige toutes les réunions du Bureau de direction avec plein droit de vote et de parole. Il doit faire rapport à l’Assemblée générale annuelle des activités de l’année écoulée. Il s’acquitte des autres tâches qui lui sont confiées par le Bureau de direction et, en cas d’empêchement, est remplacé par le Vice-président.
5.3 Le Vice-président partage les tâches du Président et le remplace au besoin. Il est normalement responsable des comités du Bureau de direction. Il devra occuper le mandat du Président en cas d’empêchement permanent de ce dernier, et ce, jusqu’à ce que l’Assemblée générale ait pu identifier une personne pour remplacer le Président jusqu’à la fin de son mandat.
5.4 Le Trésorier, ou Secrétaire-trésorier, perçoit au nom de la Fédération les cotisations ou toute autre somme d’argent et les dépose dans une institution bancaire désignée par le Bureau de direction. Il doit produire un rapport de l’exercice financier au Bureau de direction et à l’Assemblée générale au moins une fois par année. Cet exercice financier est celui de l’année budgétaire définie par le Bureau de direction. Avec l’autre membre du Bureau mandaté à cette fin, par résolution du Bureau de direction, il signe les chèques, billets et autres effets bancaires. Il doit préparer le budget de fonctionnement de l’exercice financier suivant. Il conserve les archives et a la garde des sceaux corporatifs de la Fédération.
5.5 Les autres membres du Bureau de direction peuvent se faire attribuer diverses tâches, notamment la rédaction des procès-verbaux des réunions et la coordination des travaux des différents comités.
5.6 Les langues de travail du Bureau de direction de la FCD sont l’anglais et le français. Les procès-verbaux, rédigés dans l’une ou l’autre langue, seront envoyés par les soins du Secrétaire-général de la FCD à chacun des membres du Bureau de direction de la FCD ainsi qu’à chaque association-membre.
5.7 Toute proposition soumise au vote requiert un minimum de quatre voix positives pour être adoptée.
Article 6. Mandat
6.1 La FCD pourra mettre en oeuvre – sur décision de son Bureau de direction – toute activité temporaire ou permanente qu’elle estimera utile et conforme à ses objectifs.
6.2 À cette fin, le Bureau de direction de la FCD pourra créer des comités spécifiques, provisoires ou permanents, pourvu que la composition de ces comités soit ouverte aux membres des deux associations, et qu’ils aient à rendre compte de leur mandat au Bureau de direction. Le Bureau de direction peut destituer un membre d’un comité à la suite d’une proposition, conformément à l’article 5.7. Un membre d’un comité ne doit recevoir aucune rémunération pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il a fait dans l’exercice de ses fonctions.
6.3 Le Secrétaire-général de la FCD pourra faire parvenir aux membres de l’Assemblée générale et aux membres des deux associations toute documentation qu’il jugera utile.
6.4 Les associations-membres s’engagent à faire parvenir au Secrétaire-général de la FCD un exemplaire de tout document envoyé à leurs membres respectifs, leurs rapports financiers annuels, ainsi que la liste de leurs membres en règle au 31 mars de chaque année.
Article 7. Financement
7.1 Pour les besoins du fonctionnement de la FCD, les deux associations-membres s’engagent à verser à la trésorerie de la FCD une somme proportionnelle au nombre de leurs membres en règle respectifs (per capita).
7.2 Le montant de cette contribution (per capita) sera déterminé par l’Assemblée générale de chacune des associations – le plus faible des deux prévalant – et ce, à la requête et sur proposition du Bureau de direction de la FCD. Il ne pourra cependant être inférieur à 1,00 $.
7.3 Sur décision de son Bureau de direction, la FCD pourra également, sous sa propre responsabilité, solliciter des fonds auprès de quelque organisme que ce soit et conclure toute transaction qu’elle estimera utile.
7.4 Chaque association-membre, dans les quatre mois suivant le début de son année financière, versera sa cotisation à la FCD, cotisation fondée sur le nombre de membres en règle à la fin de l’année financière précédente.
7.5 La Fédération rendra compte annuellement de ses activités et de ses états financiers aux deux associations-membres par la présentation d’un rapport annuel d’activités et d’un rapport financier qui seront envoyés aux deux associations-membres dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière de la Fédération.
7.6 Annuellement, à l’occasion d’une assemblée générale, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes de la Fédération. Le vérificateur doit faire un rapport et demeurera en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les membres du Bureau de direction puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le Bureau de direction.
7.7 Un administrateur ou un dirigeant de la Fédération ou toute autre personne qui va prendre des engagements au nom de la Fédération, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenu indemnes et à couvert, à même les fonds de la FCD :
• de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchants audits engagements; et
• de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Fédération, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
Article 8. Clauses particulières
8.1 Dans le cas où le membre de l’une des deux associations-membres décide d’adhérer à la seconde, sous réserve d’être admis au sein de cette seconde association, il pourra déduire de sa cotisation à cette association un montant égal au per capita (7.2) et ce tant qu’il versera à celle-ci une cotisation régulière, comprenant le per capita.
8.2 En cas de dissolution de la FCD, tous les biens et les actifs qui restent après les paiements des dettes seront distribués à un ou plusieurs organismes qui poursuivent des objectifs similaires à ceux de la Fédération.
8.3 L’abrogation ou la modification des règlements doit faire l’objet d’une résolution d’approbation de la part de l’Assemblée générale. Dans le mois qui suit cette approbation, le Secrétaire-général de la FCD fait parvenir au Secrétaire de chaque association-membre le texte français et anglais refondu de l’entente. En cas de difficulté d’interprétation la version française a prédominance sur le texte anglais.
8.4 L’abrogation ou la modification des règlements qui aura été adoptée par résolution par l’Assemblée générale n’entre pas en vigueur avant l’approbation par le Ministre.
Article 9. Disposition transitoire
9.1 La première Assemblée générale sera composée du Président de l’ADQ et de cinq des membres de son Bureau de direction et du Président de la CPS et de cinq des membres de son Bureau de direction.
9.2 Les signataires de la Demande de constitutions d’une société adressée au Ministre de l’Industrie en 1996 formeront le Bureau de direction de la FCD et ce, jusqu’à la tenue de la première Assemblée générale des membres.
9.3 Cependant, les clauses touchant la durée du mandat des membres du Bureau de direction de la FCD ainsi que la nomination du Président et du Vice-président seront effectives à partir du 1er juillet 1996. Pour le mandat de 1996-1999, le Président sera suggéré par l’ADQ et le Vice-président par la CPS.
Federation of Canadian Demographers (FCD)
The Federation of Canadian Demographers is an organization created through the joint initiative of the Association des démographes du Québec and the Canadian Population Society. The objectives of the Federation are to promote research and the scientific study of demography throughout Canada, to foster cooperation and international exchanges on questions of population and development, and to enrich the knowledge of Canadians on population questions.
Constitution of the FCD
The terms used to refer to board members are to be considered masculine or feminine depending upon the person occupying the position.
Article 1. Name, Seal and Head Office
1.1 The Federation of Canadian Demographers (FCD) is an organization created through the joint initiative of the Association des démographes du Québec (ADQ) and the Canadian Population Society (CPS). In the French language it shall be known as La Fédération canadienne de démographie.
1.2 The official seal of the Federation shall have the form prescribed by the Board of Directors of the Federation and shall carry the words Fédération canadienne de démographie / Federation of Canadian Demographers.
1.3 The FCD is a non-profit organization having its head office in the city of Ottawa at a place determined by the Board of Directors.
Article 2. Objectives
2.1 The objectives of the Federation are to promote research and the scientific study of demography throughout Canada, to foster cooperation and international exchanges on questions of population and development and to enrich the knowledge of Canadians on population questions.
2.2 The Federation will seek to coordinate and extend the activities undertaken by the ADQ and the CPS in fulfillment of their respective objectives. To this end, the Federation may propose certain activities to the two associations. Furthermore, it will have a particular mandate to strengthen the natural links between these two associations that operate in Canada and Quebec.
Article 3. Membership, Organization and General Assembly
3.1 The following shall be members of the FCD:
• the ordinary members which are the ADQ and CPS;
• a maximum of ten individual members.
3.2 The Federation shall possess a General Assembly and a Board of Directors.
3.3 The General Assembly shall consist of twelve persons of which:
• the President of ADQ and the President of CPS who shall each represent the two ordinary members. They shall have the right to vote and to participate in the General Assembly of the Federation until such time as their mandate as president of their respective associations shall expire;
• the ten individual members. Five of these ten individual members must be members of the ADQ and the five other members must be members of the CPS. These individual members will be identified by the Council of their association and will be elected for a period of two years (renewable) in this quality by reason of the particular services they are capable of rendering to the Federation in the accomplishment of its objectives. These individual members must indicate their agreement to serve to the president of their association.
3.4 The General Assembly will meet at least once per year. The Board of Directors shall determine the time and place in Canada of the annual meeting of the General Assembly. This meeting will be announced at least fourteen days in advance by the President of the Federation by written notice sent to all members of the General Assembly. The notice shall provide sufficient information to permit members to arrive at an enlightened decision on any extraordinary matters (that is, matters other than those that shall normally be handled at the annual assembly, such as the nomination of the auditors and the report of the auditors). An extraordinary assembly must be called by the President of the Federation following a written demand signed by at least 10% of the voting members.
3.5 The quorum for all meetings of the General Assembly shall be eight members and shall include at least four members of the ADQ and four members of the CPS. Each of the twelve members of the General Assembly shall have the right to one vote. A member may, by means of a written proxy, appoint a proxy holder to attend and act at a specific meeting of members, in the manner and to the extent authorized by the proxy. A proxy holder must be a member of the corporation. Notice of each meeting of members must remind the member that he has the right to vote by proxy.
3.6 Except in situations where the statutes of the Federation or the Law indicate otherwise, all questions that come before the Assembly at its meetings shall be decided by a simple majority.
3.7 The General Assembly shall elect the individual members of the Board of Directors, designate the auditors, receive the financial and other reports, and exercise the powers defined elsewhere in the constitution.
3.8 An individual member may resign before the end of his/her mandate by informing, in writing, the President of the FCD. The vacancy shall be filled prior to the next General Assembly by another member who shall complete the mandate and who shall be named by the President of the Council of the Association that designated the resigning member.
Article 4. Board of Directors: Composition
4.1 The Federation shall be directed by a Board of Directors consisting of six members who shall also serve as the Administrative Office of the organization. Each of the six persons who shall sit on the Board of Directors shall also hold the title of administrator of the Federation in the legal sense of the term.
• The Board of Directors shall comprise the President, the Vice-President and four councillors.
• Among these four councillors shall be two members delegated by the CPS, of which at least one shall be chosen from among the members of the Council of CPS, and two members delegated by the ADQ, of which at least one shall be chosen from among the members of the Council of the ADQ.
• The Board of Directors of the Federation shall name, from among the four councillors, either a Secretary and a Treasurer, or a Secretary-Treasurer.
4.2 The President, whose mandate shall be three years (non-renewable in a consecutive fashion), shall be named in the following manner:
• the Secretary of the FCD shall advise, four months before the end of the President’s mandate, the Boards of Directors of the ADQ and CPS of the upcoming vacancy;
• each association shall suggest, in alternation, the President of the FCD. The method of nomination is left to the discretion of the association in question;
• the person nominated by one of the Associations must receive the support of at least half of the members of the General Assembly of the FCD.
4.3 The Vice-President, whose mandate shall be three years, shall be named in the following manner:
• the Secretary of the FCD shall notify, four months before the end of the Vice-President’s mandate, the Councils of the ADQ and CPS of the upcoming vacancy;
• each association shall designate, in alternation, the Vice-President of the FCD. The method of nomination is left to the discretion of the association in question;
• the person nominated by one of the Associations must receive the support of at least half of the members of the General Assembly of the FCD.
4.4 The method of nomination of the four members delegated by the Associations is left to the discretion of each of the member associations. However, at least one of the two councillors from each association must be a member of the Council of the association by which they are delegated. Their mandate shall be two years, renewable once; their mandate will end:
• once they cease to be members in good standing of the association that nominated them;
• once the General Assembly withdraws their mandate.
4.5 The President of each association may accept a mandate to sit on the Board of Directors of the FCD but may not occupy the posts of President or Vice-President.
4.6 The General Assembly may, at the Annual Meeting or at a special meeting, remove one or more members of the Board of Directors. In such a case, the procedures outlined in Section 4.1 for replacing the member or members who have been removed must be followed.
4.7 Members of the Board of Directors shall receive no remuneration for carrying out their duties as directors, but may be reimbursed for reasonable expenses incurred in the exercise of their duties.
Article 5. Board of Directors: Functions
5.1 If the financial situation of the FCD permits, the Board of Directors shall meet at least two times per year. The quorum shall be four members.
5.2 The President of the FCD shall call the members to meetings, prepare the agenda and direct all meetings of the Board with a full right to vote and speak. He/She must report to an annual meeting of the General Assembly on the activities of the previous year. He/She shall carry out other tasks that are allocated to him/her by the Board of Directors and, in case of necessity, shall be replaced by the Vice-President.
5.3 The Vice-President shall share the tasks of the President and replace him/her when necessary. He/She shall normally be responsible for committees of the Board of Directors. He/She shall fulfil the mandate of the President in case of the permanent inability of the latter until the General Assembly can identify a person to replace the President until the end of the mandate.
5.4 The Treasurer or Secretary-Treasurer shall collect on behalf of the Federation dues or other sums of money and deposit them in a financial institution designated by the Board of Directors. He/She shall prepare a report on the finances of the Federation during its budget year to be presented to the Board of Directors and the General Assembly at least once a year. The budget year shall be that determined by the Board of Directors. With another member of the Board charged with that responsibility by the Board of Directors, he/she shall sign cheques and other banking documents. He/She shall prepare a budget for the upcoming budget year. He/She shall keep the archives and the corporate seal of the Federation.
5.5 The other members of the Board of Directors shall be accorded various tasks, notably the production of minutes of the meetings and the coordination of the work of various committees.
5.6 The working languages of the Board of Directors of FCD shall be English and French. The minutes, written in one or the other language, shall be sent by the Secretary of FCD to each of the members of the Board of Directors as well as to each member association.
5.7 Any motion put to a vote shall require a minimum of four positive votes to be adopted.
Article 6. Mandate
6.1 The FCD shall undertake, upon decision of the Board of Directors, any activity, temporary or permanent, that it deems useful and in conformity with its objectives.
6.2 To this end, the Board of Directors of FCD may create specific committees, temporary or permanent, so long as membership on the committees is open to members of the two member associations, and that the committees shall report on their mandate to the Board of Directors. The Board of Directors may dismiss a member of a committee following a motion in conformity with Section 5.7. Members of committees shall receive no remuneration, but may be reimbursed for reasonable expenses incurred in the exercise of their duties.
6.3 The Secretary of the FCD may circulate to all members of the General Assembly and to members of the two member-associations any document that she deems useful.
6.4 The member-associations shall undertake to deliver to the Secretary of the FCD a copy of all documents sent to their respective members, their annual financial reports, as well as their lists of paid-up members as of March 31 of each year.
Article 7. Finances
7.1 To meet the financial needs of the FCD, each member-association undertakes to deposit with the Treasury of the FCD a sum proportionate to its paid-up membership.
7.2 On the recommendation of the Board of Directors of the FCD, the per capita amount of the contribution shall be determined by the General Assembly of each member-association, and the lower amount voted shall prevail. However, the per capita contribution shall not be less than one dollar.
7.3 Following decisions made by the Board of Directors, the FCD may, of its own accord, solicit funds and transact any business relating to its activities.
7.4 Each member-association shall pay its contribution to the FCD within four months of the beginning of its financial year, the contribution being based on the number of paid-up members at the end of the preceding financial year.
7.5 The FCD will report annually on its activities and finances to the two member-associations, the reports being sent to the associations during the four months following the end of the FCD’s financial year.
7.6 Annually, at the meeting of the General Assembly, the members shall name an auditor to verify the accounts of the Federation. The auditor shall produce a report and shall remain in office until the following meeting of the General Assembly, on condition that the members of the Board of Directors may fill any vacancy that occurs in the position of auditor. The remuneration of the auditor shall be fixed by the Board of Directors.
7.7 An administrator or director of the Federation, or any other person charged with entering into agreements on behalf of the Federation, as well as their heirs, executors and administrators, and estate and effects, shall be indemnified and saved harmless out of the funds of the Federation from and against:
• all costs, charges and expenses whatever that such director or administrator or other person sustains or incurs in or about any action, suit or proceedings that is brought, commenced or prosecuted against him or her, for or in respect of any act, deed, matter or thing whatever, made, done or permitted by him/her, in or about the execution of the duties of his or her office and,
• all other costs, charges and expenses that he/she sustains, or incurs, in or about or in relation to the affairs thereof, except such costs, charges or expenses as are occasioned by his/her own wilful neglect or default.
Article 8. Miscellaneous
8.1 If a member of one of the member-associations decides to join the other Association and is accepted by the latter, such a member may deduct from his/her membership dues to the second Association an amount equal to the per capita contribution paid to the FCD, provided that she pays her/his full dues to the first association.
8.2 In the event of the dissolution of FCD, all the funds that remain after the payment of debts will be distributed to one or more organizations that are directed towards objectives similar to those of the Federation.
8.3 The repeal or modification of the statutes must be the subject of a motion approved by the General Assembly. In the month following approval, the Secretary of the FCD shall deliver to the Secretary of each member-association the revised text of the statutes in both French and English. The French version of the document shall prevail if difficulties in interpretation arise.
8.4 Any repeal or modification of the statutes that shall be adopted by resolution of the General Assembly shall not enter into effect until approved by the Minister.
Article 9. Transitional Considerations
9.1 The first General Assembly shall be composed of the President of the ADQ and the five members of the Council of ADQ, and the President of the CPS and the five members of the Council of CPS.
9.2 The signatories of the request for incorporation that is addressed to the Minister of Industry in 1996 shall form the Board of Directors of the FCD until the meeting of the first General Assembly.
9.3 The clauses regarding the duration of the mandate of the members of the Board of Directors of the FCD as well as the nomination of the President and Vice-President shall become effective on July 1st, 1996. For the mandate 1996-1999, the President shall be nominated by the ADQ and the Vice-President by the CPS.
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